”- Ioana, vino până la mine!

– Da, doamna Director. Vă ascult!

– Am primit răspunsul de la Board pentru alocarea suplimentară de buget. Este negativ. Nu vor să aprobe bugetul necesar pentru angajarea celor 4 oameni full-time. Totuși putem spera, peste 4 luni, să primim bani pentru 4 part-timeri. Până atunci, trebuie să ne facem treaba mai bine, cu resursele pe care le avem. Adună echipa în 30 de minute, să stabilim cum ne organizăm în următoarele luni!”

Ioana este manager call center și conduce peste 30 de oameni, superiorul fiind directorul diviziei comerciale. Activitatea departamentului este într-o continuă creștere: numărul de apeluri a depășit cu 25% media ultimelor 6 luni, campaniile de telesales s-au dublat, iar oamenii sunt supraîncărcaţi.

Ţi se pare cunoscută această scenă? Probabil că și tu ai fost într-o situaţie similară, încercând să obţii resursele de care echipa ta are atâta nevoie. Fie că sunt oameni, echipamente, softuri, campanii de marketing, asigurarea acestor resurse depinde de capacitatea organizaţiei de a aloca banii. Resursele financiare trebuie să susţină bugetul de venituri și cheltuieli stabilit de management.

De unde vin aceste resurse și cum ajung ele pe mâna responsabilului de buget, adică a managerului? Înainte să le pună la dispoziţie, compania le planifică în baza strategiei de creștere și a obiectivelor pe termen scurt, mediu și lung. După ce decide bugetul de venituri și cheltuieli, managementul companiei, împreună cu acţionarii trebuie să asigure resursele financiare pentru cheltuielile bugetate.

Primul pas în acest circuit al banilor este finanţarea. Practic, banii vin din profiturile generate de activitate în ultimul an și încasate. Dacă sumele sunt insuficiente sau acţionarii nu doresc reinvestirea lor integrală, compania se va împrumuta.

În pasul 2, cel al investiţiilor, o parte din sumele obţinute prin finanţare sunt folosite pentru achiziţia de active fixe (clădiri, echipamente, spaţii de producţie). Rolul lor este să asigure sau să susţină producţia de bunuri și servicii. Oamenii contribuie activ în acest flux al producţiei, fiind o resursă cheie, ce trebuie remunerată la nivelul competenţelor necesare și al productivităţii obţinute.

Vânzarea producţiei, emiterea facturilor către clienţi, încasarea lor sunt acţiuni care fac parte din procesul de operare, pasul 3 al circuitului banilor în organizaţie. Cheltuielile operaţionale aferente procesului (marketing, salariile agenţilor de vânzări, cheltuielile administrative, inclusiv salarii, inovare, etc) trebuie bugetate corect, astfel încât banii alocaţi acestui tip de cheltuieli să ducă la încasarea efectivă a veniturilor.

Scopul oricărei activităţi economice este să fie suficient de profitabilă, pentru a susţine obiectivele de creștere ale organizaţiei, prin reinvestirea profitului și pentru a genera valoare celor implicaţi: acţionari, salariaţi, furnizori, parteneri, creditori. Este ultimul pas al circuitul banilor, în care câștigul trebuie să se transforme în cash (să fie încasat).

Ce ar putea face Ioana diferit la următoarea suplimentare de buget? O idee potrivită ar fi să construiască propunerea cu focus pe evidenţierea valorii adaugate pe care o poate aduce echipa ei, subliniind valoarea financiară a fiecărui rezultat:

ce câștigă compania alocând bani pentru angajarea a 4 oameni în call center – ex: crește numărul clienţilor cu X%, vânzările marchează un salt de Y%;

ce pierde compania pentru că nu angajează 4 oameni în call center – ex: cotă de piaţă (Z% dintre clienţi vor rezilia contractele), suma de X Euro din lead-uri neconvertite prin apeluri de telesales.

O parte dintre noi reacţionăm mai repede la ce putem câștiga, ceilalţi reacţionăm din teama de a nu pierde. Structurarea propunerii pe ceea ce poate câștiga organizaţia, dar și pe ceea ce poate pierde, îţi poate crește șansele să obţii mai multe voturi favorabile în comitetul de decizie. La următoarea bugetare vei ”vorbi” în cuvintele potrivite: beneficii concrete în banii pe care compania îi poate câștiga.

Ai grijă de resurse :)!

Succesul este o călătorie care începe cu TINE

* Acest articol a fost publicat iniţial pe https://www.businessdays.ro/