Se apropie octombrie. Ani de zile, din momentul în care începeam să lucrez cu antreprenori pe management financiar, octombrie însemna un singur lucru pentru mine: să fiu picătura chinezească a bugetului de anul următor.
👉 „Hai cu bugetul, hai cu bugetul!”
Iar realitatea era, de cele mai multe ori, aceeași: cei mai mulți renunțau pe parcurs, după zile, săptămâni sau luni de efort. Cei care reușeau să ducă bugetul la capăt îl puneau, de multe ori, în „sertar” și uitau de el, iar cei care se „încăpățânau” să facă ceva cu el, dacă tot l-au construit, intrau în chinurile execuției lunare.
Astăzi vreau să-ți povestesc de unde venea această durere, ce am înțeles abia de curând despre ea și ce am construit ca să nu o mai trăiești.
🔹 Cele trei locuri în care murea bugetul
Privind înapoi, bugetul nu murea într-un singur loc, murea în trei locuri:
1️⃣ înainte să înceapă. „Pentru ce ne trebuie buget?”, „De unde încep?”, „Ce instrumente folosesc?”, „Cât durează?” Întrebări legitime, care consumau energie înainte ca prima cifră să fie scrisă și multe echipe se opreau aici.
2️⃣ după construcție. Săptămâni de muncă în Excel, analiză pe istoric, proiecții anuale și lunare, scenarii, iar la final, un fișier frumos, pe care nu-l mai deschidea nimeni. Același sertar despre care am scris când vorbeam despre sistemele gata construite și nefolosite, doar că de data aceasta era plin de cifre.
3️⃣ în execuția lunară. Aici era, poate, cea mai mare pierdere. Adunarea datelor, prelucrarea lor, calcularea abaterilor față de buget, analiza lor, construirea raportului pentru antreprenor sau top management. Zile întregi, în fiecare lună, iar în ziua prezentării, omul responsabil cu cifrele era deja epuizat, și exact partea critică a managementului performanței, analiza și deciziile luate la timp, alături de antreprenor, rareori mai încăpea în conversația de raportare. Tot efortul se ducea în a produce cifrele, nu în a le folosi. Utilitatea managementului financiar se pierdea tocmai din cauza efortului prea mare de a o obține.
🔹 „Asta e pentru multinaționale”
Reacția cea mai des întâlnită la acest mod de lucru era aceasta:
👉 „Adi, asta e pentru multinaționale. Noi nu avem timp, cunoștințe și instrumente pentru așa ceva. De dimineața până seara, noi vindem, livrăm, încasăm și ne plătim datoriile.”
Multă vreme am considerat-o o scuză. Astăzi o văd altfel: era o reacție rațională. Am scris despre bolovanul operațional, cel pe care antreprenorul îl cară zi de zi și care îi ține afacerea în viață. Bugetarea tradițională era exact un al doilea bolovan, iar când trebuie să alegi între cei doi, alegi operaționalul de fiecare dată.
Planificarea și bugetarea, așa cum le-am practicat ani de zile, păreau să ceară o armată de oameni, iar antreprenorii nu aveau o armată, aveau o afacere de condus.
🔹 Momentul în care m-am surprins făcând exact ce durea
La începutul lunii iunie, două companii mi-au cerut să lucrăm împreună pe management financiar. Ca să ne aliniem rapid limbajul financiar, le-am dat acces la un program online de finanțe manageriale pe care îl construisem acum câțiva ani. În program au găsit două instrumente Excel: bugetul de venituri și cheltuieli și cash-flow-ul.
La următoarea întâlnire mi-au spus: „Adi, vrem și noi să facem bugetare. Cum procedăm?”
Și am intrat, aproape reflex, în modul în care lucrasem atâția ani, cel care dusese atâtea echipe la renunțare: Excel, analiză pe istoric la nivel anual, apoi lunar, apoi proiecții și așa mai departe. I-am lăsat o săptămână să „rumege” fișierele.
Cu o zi înaintea următoarei întâlniri, în timp ce lucram la actualizarea sistemului de performanță pentru angajați, construit cu ajutorul AI, m-a lovit un gând incomod: aveam la dispoziție toate resursele AI de astăzi, construisem deja cu ele un sistem pentru performanța oamenilor, și totuși, pe zona financiară, i-am trimis exact unde îi trimiteam și acum zece ani: la muncă în Excel.
Mi s-a schimbat starea imediat, începând cu un sentiment de vină față de ei. Am reușit să ies repede din el, am deschis Claude și am început, pornind de la vechile mele fișiere Excel, designul unui instrument care să construiască și să gestioneze performanța financiară a unei afaceri.
🔹 Ce a ieșit după 3 luni: CFO digital
După trei luni de design, construcție și testare cu câteva companii, a rezultat CFO digital – sistemul de performanță financiară al afacerii tale.
Pe baza istoricului companiei din balanțele contabile și a câtorva întrebări despre strategie, CFO Digital construiește în minute:
- proiecția veniturilor și cheltuielilor;
● proiecția cash-flow-ului;
● execuția lunară față de plan;
● analiza indicatorilor financiari;
● semnale de alarmă atunci când apar abateri importante;
● întrebările pe care merită să le adresezi contabilului atunci când apar neconcordanțe în balanță.
Rutina lunară (încărcarea balanței, actualizarea dashboard-ului și analiza performanței) durează minute.
Efortul de construcție, execuție și analiză a coborât de la luni de zile la ore și minute.
🔹 Ce se schimbă, de fapt
Diferența nu este doar de timp, este și de unde se duce energia.
În modelul tradițional, aproape tot efortul mergea în producerea cifrelor, iar pentru decizie rămânea foarte puțin. Acum proporția se inversează: cifrele se produc în minute, iar energia rămâne pentru conversația care contează cu adevărat, cea dintre antreprenor și omul de cifre despre ce facem, concret, cu ce vedem.
🔹 Ce nu face CFO digital
Nu ia deciziile în locul tău. Îți arată unde ești, unde poți ajunge și unde apar abaterile, dar ce alegi să faci rămâne la tine. Am scris în ediția despre rezultatul imperfect al echipei că AI-ul nu înlocuiește gândirea ta, ci o accelerează după ce ai trecut prin efortul de a gândi.
Nu înlocuiește contabilul. Îți dă, în schimb, întrebările potrivite pe care să i le adresezi, ca relația voastră să treacă de la „trimite-mi balanța” la „hai să lămurim asta”.
Nu este perfect. Este funcțional, iar funcționalul pe care îl folosești lunar bate perfectul din sertar, de fiecare dată.
🔹 Prin procesul performanței
Dacă te uiți prin cei 6 piloni, Sens → Claritate → Decizie → Acțiune → Disciplină → Rezultat, bugetarea tradițională avea o problemă de design: consuma atât de multă energie pentru Claritate, încât pentru Decizie nu mai rămânea aproape nimic. Iar fără Decizie, nici Acțiunea, nici Disciplina execuției lunare nu aveau pe ce se construi.
Când Claritatea financiară se obține în minute, Decizia primește, în sfârșit, timpul pe care îl merită, iar Disciplina lunară nu mai este un chin de câteva zile, ci un ritual de câteva minute, exact tipul de efort mic care nu intră în conflict cu operaționalul.
Gândește-te la ultimul buget făcut în afacerea ta:
👉 Unde este acum? Îl folosești lunar ca să iei decizii sau stă într-un fișier pe care nu l-ai mai deschis de anul trecut?
Dacă îl folosești, felicitări, faci parte dintr-o minoritate. Dacă stă în sertar sau nici nu l-ai construit, nu ai neapărat o problemă de disciplină, ci ai avut, probabil, un proces care cerea mai mult decât îți putea oferi înapoi. Octombrie vine oricum, însă, de data aceasta, bugetul nu mai trebuie să fie picătura chinezească.
🚀 Ești curios cum arată CFO digital pentru afacerea ta? Te invit la un demo online de 30 de minute, ca să vezi dacă îți este potrivit. Detaliile despre sistem și programare demo le gasesti aici 👉 https://adiploscaru.ro/cfodigital.html.
Spor la creșterea performanței afacerii tale!
